Es gibt neben den Interessen des Unternehmers auch gesetzliche Vorschriften, die den Umgang mit Daten und IT-Systemen regeln. Exemplarisch sollen hier ein paar der wichtigsten Gesetze genannt werden:
Für einige Branchen gibt es darüber hinaus noch weitere Vorschriften, die einzuhalten sind.
Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist das Thema Archivierung von geschäftlichen Dokumenten. Dies betrifft E-Mails aber auch alle anderen Arten von Dokumenten, die als Geschäftsbrief gelten. In der Regel müssen diese Dokumente mindestens 6 bis 10 Jahre unveränderbar und im Originalzustand archiviert werden. Gleichzeitig gelten aber weiterhin Aufbewahrungsfristen aus anderen Gesetzen (z.B. dem Bundesdatenschutzgesetz).
Auch hier bedarf es wieder einer Kombination von technischen und organisatorischen Maßnahmen, die individuell zusammen mit dem Kunden geplant und implementiert werden sollten.